Perşembe, 17 Ağustos 2017

Microsoft Flow

Microsoft Flow, Office 365, Slack, Dropbox, SalesForce.com, Dynamics 365 ve benzeri pek çok uygulama ve hizmetinizde ortak görevleri ve iş süreçlerini otomatikleştirmeyi basitleştiren bulut tabanlı bir hizmettir. Microsoft Flow’un temel hedefi kullanıcıların iş gereksinimleriyle uyumlu bir şekilde ve uyumlu bir şekilde ayak uydurmalarına yardımcı olurken aynı zamanda IT yükünü de azaltmasına yardımcı olmasıdır. Microsoft Flow, Nisan ayında Public Preview’a girdi ve 139 ülkede 61.000 kuruluşta 117.000′den fazla kişi hizmetlerini iş süreçlerini otomatikleştirmek için kullandı. Önizleme kullanıcılarının bu büyük topluluğunun girdileri sayesinde de Microsoft Microsoft Flow ile ilgili geliştirmeler yapmıştır. Yepılan geliştirmeler ile beraber Microsoft Flow General Availability (Genel Kullanılabilir) olarak piyasadaki yerini almıştır. 42 dilde ve tüm dünyaya kullanıma açılan Microsoft Flow ile iş süreçlerinin otomatisazyonun da desteği geldi. Bu sürümle Microsoft Flow, kullanıma hazır olup, Microsoft tarafından % 99.9′luk SLA ile sunulmaktadır.
Günlük iş hayatında, önemli olan birkaç bildirim için mesaj akışını sağlamak için kadar zaman harcanıyor? Bir yerden bir yere bilgi aktarmak veya izleme sistemlerine veri girmek için ne kadar emek harcanıyor? Bu veya buna benzer iş akışları genellikle elle yapılır veya hiç yapılmaz.

İşte iş hayatında karşılaşılan bazı örnekler:

• Her gün yüzlerce e-postalar ya da bildirimler alınabilir. Seyahat ederken bu trafikle başa çıkmak çoğu zaman zordur. Düşünelim ki önemli bir müşterisi gibi belirli insanlar doğrudan sizlere ulaştıklarında bir SMS gelse.
• Ekiplerimiz etkinliklerde ve e-postayla takipte sürekli olarak insanlarla tanışmaktadır. Bu olasılıkların hiçbirini kaçırmamak için e-postalardaki bilgileri tekrar CRM sistemine yeniden yazmak zahmetli bir iştir. Bunu otomatik yapan bir sistem olsa.
• İçerik oluşturan ve büyük dosyaları OneDrive veya Dropbox hesaplarına yükleyen firmalar ile B2B çalışılan ortamlar düşünün. Ekiplerin, en son dosyalar geldiğinde ve her 30 dakikada otomatik kontrol edilen yani herhangi bir denetlemeye gerek kalmadan dosyanın en son haline erişim sağladıkları hatta yedekleme için dosyaların SharePoint Online’a aktarılmasının aktarıldığı bir ortam olsa.

Microsoft Flow, tüm bu ve buna senaryoların ve daha pek çoğunun otomatikleştirilmesini mümkün kılar. İş dünyasındaki kullanıcılar, hesaplarını bağlayabilir, önceden oluşturulmuş şablonlardan yararlanabilir ve web’deki herhangi bir yerde çalışan kolay bir görsel tasarımcıya kendi akışlarını oluşturabilir.

Aşağıda Microsoft’un Microsoft Flow tanıtım videosu yer almaktadır:

Mail Flow’un Önemli Özellikleri

  • Firma düzeyinde denetimle firmaya ait iş akışlarının yönetilmesi coğrafya veya ekip tarafından akışlarınızı depolamak için “Enviroments” kullanılabilir. Enviroment oluşturulduğunda coğrafi konum seçilebilir. Bu özellik, Birleşik Devletler, Avrupa, Asya-Pasifik, Avustralya, Hindistan ve Japonya’yı bölgelerinde kullanılabilir durumda olup, yakın zamanda diğer bölgelerde de kullanıma açılacaktır. Ortamların yanı sıra, Microsoft Flow Yönetici Merkezi bulunmaktadır..
  • Bu merkezi yönetim konsolu BT yöneticilerinin kuruluşlarındaki ortamları kontrol etmesini kolaylaştıracaktır.

  • Yöneticiler, veri akışını ve kuruluşlardaki hizmetlerin kullanımını denetlemek için veri kayıp önleme politikaları oluşturabilir. Genel mevcudiyetin ardından yöneticiler, hizmet akışını kuruluş akışlarıyla da görebileceklerdir.

  • Aynı zamanda yeni yönetim, bağlantı ve kullanılabilirlik özelliklerini de mevcuttur.

Temel olarak Microsoft Flow, iki veya daha fazla farklı hizmetin birleştirilmesini kolaylaştıran bulut hizmetidir. OneDrive ve SharePoint gibi Microsoft hizmetleri ve Slack, Twitter ve Salesforce.com gibi kamuya açık yazılım hizmetleri de dahil olmak üzere 35′den fazla farklı hizmetle bağlantısı olan ve bunlar arasındaki akışı sağlayan Microsoft Flow’u kullanmak için https://flow.microsoft.com/ adresine gidilmeli ya kayıt olunmalı ya da iş/okul ya da Microsoft Hesabı ile giriş yapılmalıdır. İlgili girişin yapılmasının ardından aşağıdaki arayüz ile karşılaşılacaktır. Bu arayüzde kullanıcılar hali hazırda sunulan şablon iş akışları ile ilgili aramalar yapabilirler aynı zamanda favori olan servisler ile ilgili de bağlantılar sağlayarak iş akışları sağlayabilirler. “See how it works” ile de Microsoft Flow ile ilgili bilgi edinilebilir.


Yine Microsoft Flow’a giriş sayfasında aşağıya doğu inildikçe kullanıcıların iş akışlarını nasıl otomatize edebileceğine dair bilgilerin yer aldığı başlıklar yer almaktadır. Böylelikle ana sayfada kullanıcılar için kullanım klavuzu yer almaktadır. Gerekli bilgilerin öğrenildikten “Start with template” ile kullanıcı için hali hazırda oluşturulmuş şablonlar yer almaktadır. Günden güne gelişen bu şablonlar kullanıcıların işlerini kolaylaştırmaktadır. Bu şablonlar kullanımlarına göre başlıklar altında toplanılmış ve her şablonun içerisinde hangi servislerin hangi iş akışları için kullanıldığı kısaca anlatılmıştır. Kullanıcılar buradan şablonlar seçerek günlük işlerinde kullandıkları servisler arasındaki entegrasyonu sağlayarak iş akışları oluşturabilirler. Office 365 kullanıcılarının kullandıkları servisler arasındaki entegrasyon için de buradaki şablonlar kullanılabilir.


“See more template” ile şablon havuzuna erişim sağlanacaktır. Ayrıca Microsoft Flow’un iOS ve Android cihazlar için de mobil uygulaması bulunmaktadır.


 
 

Örnek şablonlardan yen gelen mail ekinin otomatik OneDrive for Business’a kayıt edilebileceği şablon ile Microft Flow’daki iş akışının nasıl sağlandığı demo olarak gösterilecek olup, bu örnek ile kullanıcıların manuel işlem yapmadan otomatik olarak gelen ekli malilin ekinin OneDrive for Business’a kayıt edildiği otomatize edilecektir. Bunun için aşağıdaki şablon kullanılacaktır. Şekilde de görüldüğü üzere örnek şablon Microsoft Outlook ve Onedrive for Business servisleri arasındaki entegrasyonu sağlamakta olup bu servisler üzerinde iş akşını oluşturacaktır. İlgili şablonda iş akışının oluşturulması için “Use this template” ile devam edilecektir.


“Use this template” seçeneği ile devam edildiğinde seçilen şablonun kullandığı servislerde oturum açılmalıdır. Bunun için Microsoft Outlook ve OneDrive for Business servislerinin yanındaki Sign In’e tıklanılarak Microsoft Flow’da oturum açan kullanıcının hesap bilgilerinin otomatik olarak algılanmasını ve şablonu ilgilendiren servislerde oturum açma işlemi tamamlanmış olacaktır. Switch account ile istenilirse başka hesap ile de ilgili servislerde oturum açılabilir. Oturumların açılması ve servislere bağlantının sağlanmasının ardından “Comtinue” ile devam edilecektir.


Şekilde de görüldüğü üzere asıl ayarların yapıldığı arayüz görüntülenecektir. Koşullar ve aksiyonlar bu arayüzde yapılmaktadır. Şablo içerisinde yeni mail’de ekli dosya varsa OneDrive for Business içerisindeki deneme klasöründe depolanacağı şekilde ayarlar yapılmaktadır. Bu ayarlar istenilirse genişletilebilir. Farklı koşullar ve yapılacak işlemler eklenebilir hatta iş akışına yeni adımlarda eklenebilir. “Show advanced options” ile mail ile ilgili filtreleme yapılabilir örneğin belirli kişiden gelen maillerin ekleri depolanabilir. Yine klasör işaretlerine tıklanılarak gelen eklerin hangi klasörde toplanacağı klasör ve buna benzer birçok ayar yapılabilir. Tüm ayarlamaların yapılması ile “Create Flow” tıklanmalıdır.


Oluşturulan “Flow”lar ise “My flows” başlığı altında gözlemlenmektedir. İstenilirse bu Flow’lar değiştirilebilir, kapatılabilir, silinebilir. İstenilirse “Create from template” ile şablon flow’lar hazırlanabilir.


 Şekilde de görüldüğü üzere ekli yazılan iş akışındaki gibi gelen ekli mailin içerisindeki ekli dosyanın OneDrie for Business’a otomatik kayıt edildiği gözlemlenmiştir.


 
 

Microsoft Flow, başta Office 365 kullanıcıları olmak üzere tüm kullanıcıların iş akışları oluşturarak günlük işlerini otomatize edebilecekleri üstelik servisler arasındaki entegrasyonlarda sadece Microsoft değil Twitter, Facebook gibi birçok servisle de entegre edilebilen bulut hizmetidir.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir