Microsoft Office 365 – Online Arşiv nasıl yapılır?

 
 

Merhaba Arkadaşlar,

Birazdan sizlere Office 365 Mail Arşiv nasıl yapılır, aşamaları nelerdir bundan bahsedeceğim . Öncesinde kısaca bilgi paylaşalım. Arşivleme hizmetini Plan2 hesaplarında ve Plan2’yi içeren planlarda kullanabilirsiniz.Sadece Plan2 hesabınız varsa ve arşivinizi Outlook’ta görmek istiyorsanız, Outlook Pro versiyonunun bilgisayarınızda olması gerkemektedir.Office standart versiyonu varsa bu özelliği sadece Owa’da görebilirsiniz. E3 ve E5 planlarında zaten Office Pro olduğu için sorun olmayacaktır.

Bu yapacağımız işlemin kullanım amacı kişiden kişiye değişiyor ama en yaygın kullanımı mailbox’ı çok dolu olan kullanıcıların mailbox’ında yer açmak için kullanılıyor. Bence hayat kurtaran bir özellik.

Office 365’te E3, E5 planlarında bulunan bir mailbox’ınız varsa bunun boyutu artık 100 GB olarak, Plan2 hesaplarda ise 50 Gb olarak gelmektedir. Önceden bu kota E3 ve E5 hesaplarda da 50 GB olarak gelmekteydi. Bundan sonraki E3 ve E5 kullanıcıları için 100 GB olacaktır. Mailbox kotası %90’a ulaştığınızda arama sonuçlarında yavaşlama ve Outlook’da yavaşlama gibi sorunlarla karşılaşılabiliniyor. Bu gibi sorunları yaşamamak için arşivleme yöntemini kullanıp kullanıcı mailbox’ında yer açmamız gerekmektedir. Aşağıdaki resimde görüldüğü gibi yapılan arşivinde 100 GB kotası bulunmaktadır. Bu kota da dolması halinde Microsoft’a istek açtığınızda 170 GB’a çıkartılabilmektedir. Yine 170 Gb kotanında dolması halinde Microsoft’a talep açılıp sınırsız arşiv kotası verildiği söylenmektedir. Sınırsız arşiv kotasını verilmesi Microsoft’a bağlı olduğunu belirtmek isterim.

 
 

  • Bekletme Etiketi Oluşturmak

    Office 365 Online Arşiv’i kurallarını oluştururken ilk önce bekletme etiketini oluşturmamız gerekmektedir. Burada isteğimize göre kaç gün mailbox’ta kalması gerektiğinin ayarlarını yapacağız. Başlamak için aşağıdaki adımları takip edelim.

    • Exchange Admin Center’ giriyoruz
    • Uyumluluk yönetimi’ne geçiyoruz
    • En sağda bulunan bekletme etiketlerini tıklıyoruz.
    • Ardından açılan pencerede size bir takım seçenekler sunuyor. Eğer bunlardan birisi sizin için uygunsa yenisini oluşturmanıza gerek yok bir sonraki adıma geçebilirsiniz. Fakat ben özelleştirmek istiyorum ve + işaretine tıklayıp “Posta Kutusunun Tamamına Otomatik Olarak Uygulanan (Varsayılan)” bölümünü seçiyoruz.

     
     

     
     

     
     

    • Açılan pencerede etiketin ismini ben 2 Yıl Sonrasını Arşivle yazdım siz kendinize göre düzenleyebilirsiniz.
    • Bekletme işlemi kısmında Sil ve Kurtar, Kalıcı Olarak Sil ve Arşive Taşı seçenekleri var ben arşive taşıyacağım için bu seçeneği seçiyorum.
    • Bekletme süresini ben 2 yıl olarak belirlediğim için aşağıda 730 gün olarak yazdım.

     
     

     
     

     
     

    • Yukarıdaki ayarları isteğinize göre yaptıktan sonra Save butonuna basarak ayarlarımızı kaydediyoruz ve aşağıdaki resimdeki gibi Bekletme Etiketlerine eklendiğini görüyoruz.

     
     

     
     

     
     

  • Bekletme İlkesi Oluşturmak
    • Bekletme Etiketini ayarladıktan sonra sıraca Bekletme İlkesini ayarlamaya geliyor. Aşağıdaki resimdeki adımlar izlenerek ve + butonu basılarak kural oluşturma adımına geçiyoruz.

     
     

     
     

     
     

    • Bekletme İlkesi kuralımıza bir isim vermemiz gerekiyor ben 2 Yıl Sonrasını Arşivleme Kuralı ismini verdim. Ardından yine + butonuna basarak kuralımızı ekliyoruz.

     
     

     
     

     
     

    • Aşağıdaki resimde göründüğü gibi hem Microsoft tarafından varsayılan olan kurallar ve bizim oluşturduğumuz kuralları görüyoruz. Listeden istediğimiz kuralı seçerek Add butonuna basarak ekliyoruz.

     
     

     
     

    • Aşağıda görüldüğü gibi ben kendi oluşturduğum kuralı ekledim. Bunun haricinde Microsoft tarafından oluşturulan varsayılan kurallardan da ekledim. Kuralların açıklamaları şu şekilde;
      • Yukarıda oluşturduğumuz kural son 730 gün mailleri tut diğerlerini arşivle.
      • Silinmiş öğeleri 30 gün sonra sil.
      • Spam’a düşen mailleri 30 gün sonra sil.
      • Mailleri hiçbir zaman silme.

     
     

     
     

     
     

    • Yukarıdaki işlemleri tamamlayıp kuralımızı kaydettikten sonra aşağıdaki gibi Bekletme İlkelerinde görebilirsiniz.

     
     

     
     

  • Arşivi Kullanıcıda etkinleştirmek

     
     

    • Bekletme Etiketleri ve Bekletme İlkelerinde ki İşlemleri tamamladıktan sonra sıra kullanıcıya atamaya geliyor. Yönetim Panelinden Alıcılar\Posta Kutular’ına gelerek hangi kullanıcının arşivleme işlemi yapılacaksa seçerek çift tıklıyoruz ve kullanıcının Exchange özelliklerine giriyoruz.

     
     

     
     

     
     

    • Kullanıcının Exchange Özelliklerine girdiğimizde açılan pencerede Posta Kutusu Özellikleri\Bekletme İlkesinden daha önce oluşturduğumuz kuralı seçiyoruz.

     
     

     
     

     
     

    • Bekletme İlkesinde oluşturduğumuz kuralı seçtikten sonra aşağıdaki kırmızı işaretli yerdeki Arşiv seçeneğini etkinleştiriyoruz.

     
     

     
     

    • Archiving Enable yaptıktan sonra isterseniz View details butonuna tıklayarak Name yazan yerden arşivinize isim verebilirsiniz ben Ozcan Arsiv ismini vereceğim.

     

     
     

    • Arşivleme işlemlerini yaptıktan sonra Owa’da veya outlook’unuzda verdiğiniz isim dahilinde bir arşiv klasörünü açılacak ve belirlediğimiz 2 yıl dolduktan sonra arşive taşıma işlemini yapacaktır. Benim deneme hesabı olduğu için taşıma işlemi olmadı ama genel olarak görmeniz için aşağıda size görsel paylaşıyorum.

     
     

     
     

     
     

     
     

     Tüm bu işlemleri yaptıktan sonra arşivleme işlemlerini tamamlamış oluyoruz. Bu ilk başta size biraz karışık gelebilir ama bir kere oluşturduğumuz takdirde tüm kullanıcılara rahatça uygulayabiliyoruz. Bu arşivleme işlemi Microsoft tarafından haftada bir kere çalıştığını ama ne zaman olduğunu bilmediklerini aktarıyorlar. Benim tecrübelerime göre Pazar günü çalıştığına şahit oldum. Kısacası tüm işlemleri yaptım ama neden çalışmadı gibi bir hisse kapılsanız da bu işlemin 1 hafta süreceğini bilmenizi isterim. Mail arşivleme de sorunla karşılaşmamak için en geç %90 kotaya ulaştığında bu işlemleri yapmanızı tavsiye ederim.

     
     

2 Comments

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir